Potenziale standardisierter Schnittstellen für die Informationsbeschaffung in Unternehmen
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Informationen sind in Unternehmen in verschiedene Anwendungen, Datenbanken und Systemen, die von verschiedenen Abteilungen genutzt werden, verteilt. Die Folge sind erhebliche Aufwände für die Informationsbeschaffung. Die Ergebnisse von Suchmaschinen erfüllen die Erwartungen der Anwender hinsichtlich Reichweite und Informationsqualität nicht. Im Beitrag werden verschiedene Konzepte zur Informationsbeschaffung in Unternehmen dargestellt und die jeweiligen Vorund Nachteile beleuchtet. Die Ergebnisse münden in einem Plädoyer für die Etablierung von Standardschnittstellen zwischen Informationsquellen und Suchmaschinen, um die Suche von Informationen in Unternehmen zu verbessern. 1 Ausgangssituation in Unternehmen Die Menge der digital verfügbaren Informationen in Unternehmen steigt kontinuierlich an. Diese werden in einer Vielzahl verschiedener Systemen gespeichert, wie ERPSysteme, Adressdatenbanken, E-Mail-Programme, Dateisysteme, Dokumentenmanagementsysteme usw. In Unternehmen, besonders bei KMU, fehlen jedoch Suchinstrumente, um Informationen übergreifend wieder aufzufinden [St09]. Im Internet ist der Umgang mit Suchmaschinen für Anwender inzwischen alltäglich geworden. Für die Informationen in Unternehmen stehen Suchinstrumente nur eingeschränkt zur Verfügung [Ba07; Fr07]. Dies ist auf die im Vergleich zum Internet besonderen Voraussetzungen der Informationslandschaft im Unternehmen (wie Datenspeicherung in verschiedenen Systemen, die Notwendigkeit mit Zugriffsrechten umzugehen usw.) zurückzuführen. Eine direkte Übernahme der Internet-Suchmaschinen ist daher nicht zielführend. Empirische Untersuchungen zeigen, dass die meisten Unternehmen zwar eine Suchmaschine einsetzen, diese jedoch nur begrenzte Teile der Informationen, zum Beispiel nur die Intranet-Seiten, erschließt [Ba07]. Dies wiederum macht das Suchen der richtigen Suchmaschine erforderlich, welches selbst bereits ein Suchproblem darstellen kann [RB07]. Es konnte ferner nachgewiesen werden, dass die Ergebnisqualität nicht ausreichend ist und ein Großteil der Suchanfragen erfolglos endet [Fe04; Ba07]. Dies führt zu erheblichen Kosten und Ressourcenverschwendung. Studien gehen von bis zu 35% der Arbeitszeit für die Informationsbeschaffung von Sachbearbeiten aus [Fe04]. In diesem Beitrag werden zunächst Besonderheiten von Enterprise Search dargelegt. Anschließend werden unterschiedliche Herangehensweisen zur betrieblichen Informationsbeschaffung vorgestellt und qualitativ verglichen. Vor dem Hintergrund des
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